فرآیند جذب منابع انسانی

فرآیند استخدام یک روش گام به گام برای یافتن، جذب و استخدام کارمندان جدید است. یک فرآیند استخدام خوب به شما کمک می‌کند تا افراد متخصصی که متناسب با برند سازمانی شما هستند را جذب و به استخدام خود درآورید. عناصر هر فرآیند استخدام برای شرکت‌های مختلف، خاص و منحصر به‌ فرد هستند؛ اما سازمان‌ها می‌توانند مجموعه‌ای از مراحل کلی برای جذب و استخدام نامزدهای واجد شرایط شغلی خود تعریف کنند.

مراحل جذب نیرو

• شناسایی نیازهای استخدام
• تهیه کردن شرح شغلی
• برنامه ریزی برای پیدا کردن متقاضی (می تواند به روش منبع داخلی یا منبع خارجی باشد.)
• غربالگری، انتخاب نامزدها و تهیه لیست اولیه
• مصاحبه، از مراحل مهم فرایند جذب و استخدام

فرآیند استخدام

1. نیاز استخدام را شناسایی کنید: فرآیند استخدام با شناسایی نیاز در سازمان شما آغاز می شود. این نیاز می تواند از پر کردن یک موقعیت خالی، مدیریت بهتر حجم کاری تیم یا گسترش دامنه وظایف سازمانی متفاوت باشد. به عبارت دیگر، پست ها یا به تازگی شکل گرفته اند یا اخیراً خالی شده اند.

2. طرحی برای استخدام طراحی کنید: هنگامی که یک سازمان نیاز به استخدام را شناسایی کرد، باید استخدام را آغاز کند. در مورد موقعیت‌های تازه‌تشکیل‌شده، سازمان‌ها باید به وضوح چگونگی همسویی نقش جدید با اهداف و طرح تجاری آن را شناسایی کنند. سازمان‌ها همچنین باید تیم‌های داخلی مرتبط و کارمندان را از موقعیت جدید در هر مرحله از فرآیند استخدام مطلع کنند. مهم است که همه کسانی که در تصمیم گیری استخدام نقش دارند با فرآیند استخدام، مراحل و کانال های ارتباطی مناسب موافقت کنند. استخدام همچنین شامل استراتژی نحوه تبلیغ موقعیت جدید، چه در داخل و چه در خارج است. معیارهای غربالگری اولیه نامزد؛ فرآیند مصاحبه چگونه خواهد بود؛ و چه کسی مصاحبه خواهد کرد.

3. شرح شغل بنویسید: کارکنان استخدام باید با ایجاد شرح شغلی که شامل فهرستی اولویت‌بندی شده از الزامات شغلی، صلاحیت‌های خاص، ویژگی‌های مورد نظر و تجربه لازم باشد، شروع کنند. شرح شغل باید شامل اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا نیز باشد.

4. موقعیت را تبلیغ کنید: شناسایی نامزدهای بالقوه بسیار واجد شرایط از داخل شروع می شود. بنابراین، با اطلاع دادن به کارکنان فعلی از افتتاح شروع کنید. اگر مصمم به پر کردن این موقعیت در داخل هستید، ممکن است تبلیغات شغل در همین جا متوقف شود. با این حال، اگر به نامزدهای خارجی علاقه مند هستید، باید این اطلاعات را هنگام اطلاع رسانی داخلی درج کنید. تبلیغات خارجی احتمالاً شامل استفاده از ترکیبی از وب سایت شرکت و پلتفرم های رسانه های اجتماعی، سایت های آگهی کار مانند لینکدین، نمایشگاه های شغلی، نشریات و رویدادهای صنعتی، تبلیغات روزنامه های محلی و استخدام دهان به دهان خواهد بود. تبلیغات احتمالاً شامل استفاده از ترکیبی از وب سایت شرکت و پلتفرم های رسانه های اجتماعی و سایت های آگهی کار مانند لینکدین، نشریات صنعتی و تبلیغات روزنامه های محلی است.

5. موقعیت را استخدام کنید: فراتر از پست های شغلی ساده، کارکنان استخدام باید مستقیماً از طریق لینکدین، رسانه های اجتماعی و نمایشگاه های شغلی با نامزدهای مطلوب ارتباط برقرار کنند. استخدام فعال به ایجاد برنامه های کاربردی از نامزدهای بالقوه ای کمک می کند که فعالانه به دنبال مشاغل جدید نیستند اما ممکن است برای موقعیت موجود عالی باشند.

6. برنامه های کاربردی را بررسی کنید: سازمان شما احتمالاً قبلاً مکانیزمی برای دریافت درخواست‌ها دارد - از طریق ایمیل، سیستم ردیابی متقاضی (ATS) و غیره. در بسیاری از موارد، فرآیند بررسی با نمایندگان منابع انسانی شروع می‌شود که درخواست‌ها را بررسی می‌کنند و هر نامزدی را که این کار را انجام نمی‌دهد حذف می‌کند. حداقل شرایط لازم برای موقعیت یا شرکت را به طور کلی برآورده کنید. در موارد دیگر، تیم استخدام یا مدیر استخدام ممکن است ترجیح دهند هر درخواست را بررسی کنند. پس از جمع آوری دسته ای از درخواست های واجد شرایط، کارکنان استخدام باید کاندیداهای باقی مانده را بررسی کنند و کسانی را که می خواهند با آنها مصاحبه کنند شناسایی کنند.

7. مصاحبه تلفنی / غربالگری اولیه: مصاحبه های اولیه معمولاً با تماس های تلفنی با نمایندگان منابع انسانی آغاز می شود. مصاحبه های تلفنی تعیین می کند که آیا متقاضیان دارای شرایط لازم برای تکمیل موقعیت و همسویی با فرهنگ و ارزش های سازمان هستند یا خیر. مصاحبه‌های تلفنی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فهرست نامزدها را کاهش دهند و در عین حال منابع شرکت را به طور مؤثر مصرف کنند.

8. مصاحبه: بسته به اندازه سازمان و کمیته استخدام، یک یا چند مصاحبه برای آن نامزدهای باقی مانده برنامه ریزی می شود. مصاحبه ها شامل:

مصاحبه های اولیه معمولاً مصاحبه های انفرادی و حضوری بین متقاضیان و مدیر استخدام است. مکالمات مصاحبه های اولیه معمولاً بر تجربه، مهارت ها، سابقه کاری و در دسترس بودن متقاضیان متمرکز است.

مصاحبه‌های اضافی با مدیریت، کارکنان، مدیران اجرایی و سایر اعضای سازمان می‌تواند مصاحبه‌های فردی یا گروهی با کمیته استخدام باشد. آنها ممکن است رسمی یا گاه به گاه باشند. در محل، خارج از سایت، یا آنلاین از طریق اسکایپ، Google Hangouts، و غیره. مصاحبه‌های اضافی عمیق‌تر هستند. به عنوان مثال، در مصاحبه‌های بین یک نامزد و چندین عضو از مصاحبه‌گر تیم استخدام، هر یک از اعضای تیم استخدام بر روی موضوع یا جنبه خاصی از شغل تمرکز می‌کنند تا از اضافه کاری جلوگیری کنند و از گفتگوی عمیق در مورد نقش و صلاحیت‌های نامزد اطمینان حاصل کنند.

مصاحبه های نهایی اغلب شامل گفتگو با رهبری ارشد شرکت یا بحث عمیق تر با مصاحبه کننده از مراحل اولیه فرآیند استخدام است. مصاحبه های نهایی معمولاً فقط به تعداد بسیار کمی از نامزدهای برتر گسترش می یابد.

9. ارزیابی متقاضی: پس از تکمیل مصاحبه ها، یا در طول تکمیل آنها، شرکت اغلب یک یا چند آزمون استاندارد را به متقاضیان اختصاص می دهد. این آزمون‌ها طیف وسیعی از متغیرها از جمله ویژگی‌های شخصیتی، توانایی حل مسئله، استدلال، درک مطلب، هوش هیجانی و غیره را اندازه‌گیری می‌کنند.

10. بررسی پیشینه: پست شغلی اولیه شما باید نشان دهد که همه نامزدها تحت بررسی پیشینه هستند. چک‌های پیش‌زمینه، سوابق کیفری کاندیداها را بررسی می‌کنند، سابقه اشتغال و واجد شرایط بودن را تأیید می‌کنند و بررسی‌های اعتباری را اجرا می‌کنند. برخی از سازمان‌ها حساب‌های رسانه‌های اجتماعی (فیس‌بوک، توییتر و غیره) را نیز بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند که کارمندان بالقوه احتمالاً شرکت را به شیوه‌ای حرفه‌ای نمایندگی می‌کنند. بسته به موقعیت، آزمایش دارو نیز ممکن است ضروری باشد.

11. تصمیم گیری: پس از انجام بررسی های پیشینه و مرجع، کارکنان استخدام، انتخاب برتر خود را شناسایی می کنند. کارکنان استخدام همچنین باید یک نامزد پشتیبان را انتخاب کنند، در صورتی که گزینه برتر پیشنهاد را رد کند یا مذاکرات نتواند یک پیشنهاد نامه امضا شده را ارائه دهد. در صورتی که هیچ نامزدی معیارهای استخدام را نداشته باشد، کارکنان استخدام باید تعیین کنند که آیا فرآیند استخدام را از نو شروع کنند یا خیر. در این صورت، کارکنان استخدام باید در مورد تعدیل یا تغییر فرآیند استخدام به منظور ارائه نامزدهای مطلوب تر بحث کنند.

12. بررسی مرجع: بررسی های مرجع باید هرگونه اطلاعات مرتبطی را که نامزد در مورد شغل قبلی به اشتراک گذاشته است - عملکرد شغلی، تجربه، مسئولیت ها، رفتار در محل کار، و غیره تأیید کند.

13. پیشنهاد شغلی: هنگامی که یک نامزد برتر شناسایی شد، سازمان باید یک پیشنهاد اولیه را گسترش دهد. نامه پیشنهادی باید شامل حقوق، مزایا، مرخصی با حقوق، تاریخ شروع، حقوق احتمالی اخراج، سیاست کار از راه دور، تجهیزات شرکت و سایر شرایط و ضوابط استخدام باشد. مذاکرات احتمالاً دنبال خواهد شد. بنابراین، کارکنان استخدام باید به صورت داخلی تعیین کنند که کدام عناصر پیشنهاد نامه قابل مذاکره است و کدامیک غیرقابل مذاکره. برای شرایطی مانند حقوق، برنامه کاری منعطف و کار از راه دور معمول است که قابل مذاکره باشد.

14. استخدام: پس از مذاکره، پس از پذیرش پیشنهاد شغلی، نامزد استخدام می شود. نامه پیشنهادی پذیرفته شده فرآیند پر کردن و تشکیل پرونده های مربوط به استخدام را آغاز می کند.

چک لیستی با تمام مدارک مورد نیاز که باید توسط کارمندان جدید تکمیل شود

کتابچه راهنمای کارکنان یک سازمان

15. سوار شدن: استخدام کارمند جدید فرآیند استخدام را به پایان نمی رساند. حضور کارکنان جدید خود به روشی خوش‌آمد و حرفه‌ای به ادغام آن‌ها به شیوه‌ای کمک می‌کند که زمینه را برای یک رابطه سازنده بلندمدت بین آنها و شرکت شما فراهم کند. نامه خوش آمدگویی به شدت توصیه می شود. از آنجا، مدیریت مربوطه باید قبل از تاریخ شروع کار با آنها تماس بگیرد تا از آنها در سازمان استقبال کند. فضای کار آنها باید قبل از روز اول آماده سازی، تمیز کردن و مجهز شدن به مدارک و تجهیزات لازم باشد. اگر یک جهت گیری بخشی از فرآیند ورود است، مطمئن شوید که کارمند شما درک روشنی از انتظارات و برنامه ریزی آن رویدادها دارد. در نهایت، به کارمند جدید خود یک مربی اختصاص دهید، که به آنها کمک می کند تا در موقعیت و سازمان جدید خود مستقر شوند و آنها را برای رشد و موفقیت بلندمدت آماده کنند.

روش‌ های استخدامی سازمان ‌ها

• نیازمندی های انحصاری: در این مدل، استخدام کننده به سازمان این اطمینان را می‌دهد که موقعیت‌های شغلی خالی سازمان را در یک دوره یا تاریخ خاص پر کند. اگر استخدام‌کننده موفق به پر کردن جای خالی در زمان تعیین شده نشود، سازمان این حق را دارد که این فرصت را به سایر استخدام‌کنندگان ارائه داده یا از فرد استخدام‌کننده جریمه دریافت کند.
• استخدام براساس تقاضا: این مدل، فرد استخدام کننده به شکل ساعتی یا پروژه‌ای با سازمان کار می‌کند. به همین دلیل شما حق اضافه کردن افراد بیشتر یا حذف آن‌ها و همچنین در صورت نیاز، افزایش یا کاهش ساعات کاری را دارید.
• برون‌سپاری فرایند استخدام : در این مدل استخدامی، یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات خارج از سازمان، برای فرآیندهای استخدام داخلی یک سازمان کار می‌کند. این شرکت می‌تواند کارکنان، خدمات، فناوری‌ها و سیستم‌های گزارش‌دهی خود را ارائه داده یا از منابع خود سازمان استفاده کند. در این مدل، شرکت خارجی کاملاً مسئول همه چیز است؛ از یافتن افراد مناسب برای سازمان تا برنامه‌ریزی، انجام فرآیندهای مصاحبه و در نهایت بستن قرارداد با فرد استخدام شده.
• جستجوی ثابت : در این مدل استخدامی، یک فرد استخدام‌کننده ثابت، بر اساس یک قرارداد ثابت با سازمان، به شکل مداوم به جستجوی نیروهای مناسب برای سازمان می‌پردازد.
• استخدام اقتضایی: این مدل مبتنی بر شرایط و ضوابطی است که میان سازمان و فرد استخدام‌کننده منعقد شده است. در این مدل، فرد استخدام کننده کارمندان را بر اساس نیاز سازمان‌ها، به آن‌ها معرفی می‌کند. سازمان‌هایی که از این مدل استخدامی پیروی می‌کنند، نیازی به پرداخت هزینه ثابت به استخدام کننده ندارند و فقط زمانی هزینه پرداخت می‌کنند که فرد استخدام کننده، شخص موردنظر سازمان را به آن‌ها معرفی کند.